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Novità in materia di rimborso spese
27.01.2016

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COMMENTO ALL’ORDINANZA 23890/2015 CORTE DI CASSAZIONE

 

Facendo seguito alla nota in materia di rimborsi spese del 2014, forniamo ora alcuni chiarimenti in materia, sulla base di quanto previsto dalla normativa vigente e di quanto emerso dall’ordinanza n. 23890/2015 della Corte di Cassazione – Sesta Sezione Civile (T), che considera compensi i rimborsi forfettari. Si tratta, in buona sostanza, di linee guida alle quali attenersi affinché sia garantito il rispetto dei principi di correttezza e trasparente gestione amministrativa; principi irrinunciabili soprattutto per un’associazione di volontariato. Il principio cardine della materia di rimborsi spese nelle ODV e ONLUS è quello per cui l’attività di volontariato non può essere retribuita in alcun modo; l’unico rapporto di contenuto patrimoniale che può instaurarsi tra il volontario e l’associazione deve mirare esclusivamente a ristabilire, attraverso il rimborso, l’entità del patrimonio privato del volontario socio intaccato dalle spese sostenute nello svolgimento dell’attività sociale. Recita infatti l’art.2 c.2 della L. 266/91: “Al volontario possono essere soltanto rimborsate dall’organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute per l’attività prestata, entro i limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse.” Il rimborso spese dunque consiste in una somma di denaro corrisposta dall’associazione al socio volontario a titolo di rimborso delle spese sostenute e documentate in nome e per conto dell’associazione. Ciò comporta, sotto il profilo fiscale, che il rimborso spese documentato non abbia alcuna rilevanza e non concorra alla formazione del reddito del volontario socio sebbene sia registrato nella contabilità dell’associazione come costo. Al fine di agire in nome e per conto dell’associazione il soggetto che riceve il rimborso deve risultare regolarmente iscritto nel registro soci, la cui corretta tenuta è elemento indispensabile (art. 3 D.M. 14/02/1992 del Ministro dell’Industria come modificato dal D.M. 16/11/1992).
Da quanto detto, emerge la differenza tra il rimborso spese ed il compenso, il quale invece è sempre soggetto a tassazione e consiste in una somma di denaro corrisposta dall’associazione ad un terzo a fronte di un’attività svolta: in tal caso, il pagamento non serve a reintegrare il patrimonio del socio di una spesa sostenuta per conto dell’associazione; non richiede una documentazione che la giustifichi e, soprattutto, non tollera la sussistenza di un rapporto associativo tra l’associazione ed il soggetto agente il quale, anzi non può essere un socio. In particolare la giurisprudenza ha chiarito l’esatta portata dell’art. 2 L.266/91 specificando che non sono da considerarsi rimborsi spese, ma compensi:
1. tutti gli esborsi, indipendentemente dall’esiguità e dalle modalità di pagamento, “erogati dalle associazioni di volontariato ai propri fini associativi a titolo di rimborso forfettario, ossia senza specifico collegamento con spese, singolarmente individuate, effettivamente sostenute dai percettori”;
2. tutti gli “esborsi erogati dall’associazione di volontariato ai propri associati qualora gli stessi eccedano i limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse”;

 

Dal richiamo normativo e dalla giurisprudenza suindicati si desume che sia opportuno che l’organo direttivo dell’associazione adotti con delibera le procedure amministrative di rimborso spese per la partecipazione degli associati ad attività dell’associazione di appartenenza ed in rappresentanza della stessa. Le procedure amministrative, dunque, utili al rispetto della normativa vigente dovranno indicare:
a) criteri e modalità dei rimborsi, provvedendo a stabilire la tipologia ammissibile con esclusione comunque del rimborso forfettario;
b) i limiti quantitativi e qualitativi di spesa ammessi;
c) il dettaglio della documentazione e della modulistica necessarie a giustificare i rimborsi;
d) le modalità di erogazione degli stessi.

 

È indispensabile quindi che l’associazione disponga di un regolamento interno che disciplini la materia e delle relative delibere di autorizzazione.
Sulla base di quanto sopra indicato risulta chiaro che:
1. il socio volontario, entro un determinato arco temporale fissato nel suindicato regolamento, deve sempre presentare idonea documentazione che giustifichi la somma richiesta;
2. la spesa deve essere autorizzata e sostenuta per lo svolgimento di un’attività propria dell’associazione.

 

Entrando nello specifico esistono dunque diverse tipologie di rimborsi spesa. Rimborso spese a piè di lista o detto anche analitico che viene riconosciuto a seguito della presentazione di documentazione attestante la spesa sostenuta. Tale documentazione consiste in scontrini fiscali e fatture i quali devono obbligatoriamente essere riportati nell’apposito modello di rimborso spese compilato in ogni sua parte ed essere ad esso allegati in formato originale. Il rimborso spese chilometrico che risponde ad esigenze di spostamenti effettuati con mezzo proprio, previamente autorizzati: questa tipologia prevede che il soggetto interessato a ricevere il rimborso riporti nel documento di richiesta, in maniera analitica e per ogni singola trasferta, il mezzo utilizzato, la data, l’itinerario, il numero di chilometri alla partenza del mezzo utilizzato, il numero di chilometri all’arrivo, la motivazione e l’autorizzazione. Ogni associazione definisce l’importo per chilometro da rimborsare tenendo conto, oltre che delle proprie capacità finanziarie, anche di una serie di equi criteri adottati a mezzo delibera del Consiglio Direttivo. In particolare è possibile adottare i seguenti criteri:
• fissazione del quantum in 1/5 del carburante (benzina o gasolio) da revisionare, sempre con delibera del C.D., periodicamente e comunque almeno ogni 6 mesi;
• utilizzo delle tabelle ACI tenendo conto del mezzo autorizzato e delle caratteristiche dello stesso; tale criterio comporterà la necessità sia per il socio che per il soggetto preposto a verificare le richieste di rimborso di dover procedere di volta in volta a complicati calcoli;
• determinazione del valore medio delle tabelle ACI, individuando così un quantum da adottare per tutti i soci aventi diritto al rimborso spese.

 

In merito all’autorizzazione ed all’espletamento di incarichi diretti alla realizzazione di attività associative, bisogna distinguere la lettera di invito dalla convocazione e dall’incarico.
Nel primo caso non spetta alcun rimborso spese in quanto l’invitato non svolge attività per conto dell’associazione; negli altri due casi, invece, spetta il rimborso, secondo le modalità fissate dal Consiglio Direttivo, in quanto il socio è parte attiva del sistema decisionale di iniziative e/o attività della sede di appartenenza. Al fine di rendere agevole la piena applicazione della presente, si allegano gli strumenti idonei a rispondere a quanto previsto dalla normativa in tema di rimborsi spesa nelle ODV e ONLUS.

 

dott. Rocco Chiriano
Presidente Avis regionale Calabria

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