Intranet e Osservatorio associativo

L’articolo 2 del Regolamento nazionale, comma 5, stabilisce che “Le Avis Comunali, di Base o equiparate devono comunicare all’AVIS Nazionale entro il mese di marzo di ogni anno, per il tramite delle rispettive Avis Provinciali o equiparate, nonché Regionali o equiparate, l’elenco dei soci iscritti al 31 dicembre dell’anno precedente, completo di tutte le variazioni o aggiornamenti (nuove iscrizioni, cancellazioni, trasferimenti … ). Le stesse Avis Comunali, di Base o equiparate, hanno competenza al trattamento dei dati per modifiche e aggiornamenti in corso d’anno”. Al fine di facilitare gli adempimenti di cui alla norma regolamentare sovra richiamata, l’AVIS nazionale ha predisposto una procedura informatica denominata “Osservatorio Associativo” in base alla quale la trasmissione dei dati da parte delle Avis Comunali, di Base o equiparate alla rispettiva Avis Provinciale e successivamente all’Avis Regionale e Nazionale, viene ad essere semplificata. L’Avis Comunale è tenuta a tenere aggiornato l’elenco dei propri soci sulla base delle indicazioni che la procedura stessa propone. L’Osservatorio è un Data Base gestito utilizzando una piattaforma WEB. L’utilizzo della procedura informatica , sia per la consultazione, per la gestione, per l’inserimento nuove anagrafiche e per le loro eventuali variazioni, avviene utilizzando Internet, proprio al fine di renderla fruibile in modo semplice e gratuito da parte di tutte le Avis. Al fine di garantire la riservatezza, l’accesso all’Osservatorio avviene solo attraverso le pagine della Intranet Associativa, disponibili sul sito www.avis.it Per accedere a dette pagine è necessario farsi riconoscere utilizzando un User Name e una Password, che debbono essere richieste alla Sede Nazionale utilizzando esclusivamente il modulo scaricabile direttamente dalla intranet. Dopo essere stati riconosciuti sarà possibile accedere all’Osservatorio e svolgere le funzioni per le quali si è autorizzati. L’utilizzo del programma è estremamente semplice, in quanto l’utente è guidato costantemente. Pur tuttavia sarà reso disponibile direttamente nella intranet associativa, un manuale di utilizzo della procedura stessa. Fino al 30 gennaio 2007 sarà possibile effettuare prove di utilizzo. Dopo tale data sarà azzerato quanto caricato per prova. Dal 1 Febbraio 2007 sarà possibile lavorare sull’Osservatorio stesso in modalità operativa. Per una maggiore funzionalità del lavoro si consiglia che il caricamento delle anagrafiche dei donatori, il cui tracciato e le modalità di caricamento potranno essere trovate nelle pagine di aiuto dell’Osservatorio, venga effettuato dalle sedi operative dalle quali vengono attualmente gestiti gli elenchi dei soci. Gli utilizzatori di Assoavis troveranno tra le utilità della stessa, la funzione di creazione del file dei dati da importare nel Data Base dell’Osservatorio Associativo. Con il caricamento dei dati relativi ai soci persone fisiche, aggiornati, utilizzando la procedura del “Osservatorio Associativo” ogni Avis territoriale avrà assolto l’obbligo di cui dall’art. 2 comma 5 del regolamento in base al quale è fatto obbligo di comunicazione alle Avis di Coordinamento dell’elenco dei soci. Per quanto concerne i tempi di caricamento delle anagrafiche dei soci al 31 dicembre si dovrà tener presente che i dati stessi dovranno essere resi disponibili prima di ogni assemblea provinciale e comunque entro il 31 Marzo. Dopo tale data ogni utente potrà visualizzare ed elaborare i reports che sono stati previsti nella procedura. Nel caso in cui un’Avis ritenga necessario elaborare nuovi reports , sarà possibile estrarre i propri dati in formato Excel e procedere poi alle elaborazioni desiderate. Per quanto riguarda l’elenco delle persone giuridiche, sarà compito della Sede Nazionale procedere all’aggiornamento. Per consentire tale procedura le Avis dovranno comunicare non oltre il 31 Marzo le eventuali modifiche/integrazioni dei dati presenti nella maschera registro sedi. L’inserimento di nuovi soci persone giuridiche avverrà sempre da parte della Sede Nazionale, dopo che le Avis interessate avranno provveduto a trasmettere ad AVIS Nazionale copia dello Statuto approvato in Assemblea e registrato sulla base delle indicazioni della circolare del Presidente Nazionale del 31.03.2004, con decorrenza dal giorno successivo alla data dell’Assemblea. Per quanto riguarda eventuale aiuto per le operazioni di caricamento e di elaborazione dei dati ci si potrà rivolgere alla Sig.na Luisa Giardina della Sede Nazionale. Nel far presente che la procedura “Osservatorio Associativo”, sarà utilizzabile anche per le Avis di coordinamento Provinciali, Regionali o equiparate, si assicura la più ampia disponibilità di AVIS Nazionale a dare la propria collaborazione e il supporto per gli adempimenti necessari.